קופה רושמת- AutoCash – חלק ד’

• תיקון תנועה–בהוראות לניהול פנקסי חשבנות נקבע נוהל תיקון טעות במאגר הקבוע.
  התיקון של התנועות מתבצע בשני אופנים:
  תיקון סכום/חשבון- רישום שגוי של סכומים ו/או חשבונות יש לבצע ביטול של התנועה ע”י רישומה במינוס.
  התיקון יתבצע במאגר תנועות קבוע ע”י סטורנו אוטומטי F6 או ע”י סטורנו לפקודה F7 במנה זמנית.
  לאחר התיקון יש לקלוט פקודה חדשה ומתוקנת.
  תיקון תנועה- רישום שגוי של תאריכי רישום/ערך, אסמכתא1-2, פרטים, איש מכירות או פרוייקט, לתיקון טעות באחד מהנתונים הנ”ל ניתן להקיש על מקש תיקון תנועה יתקבל חלון ובו יתקבלו הנתונים הקיימים עם אפשרות תיקון, כל תיקון שמתבצע נרשם בדו”ח תיקונים.
• דו”ח תיקונים– בדו”ח זה נשמרים כל התיקונים שבוצעו ע”י תיקון תנועה, הדו”ח מציג בסדר כרונולוגי, כל תנועה שתוקנה בציון תאריך התיקון.
• סוג פקודה- אופציה זו מאפשרת הגדרת מבנה קבוע של פקודת יומן, לדוגמא: פקודות הוצאה שכיחות.
  בהגדרת סוג פקודה יש להגדיר את הסכומים באחוזים, בעת קליטת סוג הפקודה במאגר הזמני יש להקיש את הסכום שיהווה100% לבסיס חישוב הסכומים בפקודה. אופן הגדרת סוג פקודה זהה לקליטת פקודת יומן מהירה, כפי שהוסבר לעיל.
  לדוגמא: קליטת הוצאות חשמל, נקלוט סוג פקודה באופן הבא:

• הפקדות– ‘חישובית זהב’ מאפשרת לבצע הפקדות של תקבולים מתוך הקופות המוגדרות במערכת, קיימים ארבעה סוגים של טפסי הפקדה, כאשר אופן ההפקה זהה בכולם.
  תנועות השיקים שיוצגו יכילו את פרטי התנועה מתוך המאגר הקבוע: מספר תנועה, מספר פקודה , תאריך רישום, תאריך ערך,אסמכתא ראשונה, אסמכתא שניה, פרטים וסכום השיק.
  במסך ההפקדה מחולק לשניים כאשר בחלקו העליון יש לעדכן את הפרטים הבאים:
  • טופס הפקדה מספר– בשדה זה יופיע ספרור של טופס ההפקדה, מספר ההפקדה הינו מספר פנימי רץ.
  • תאריך הפקדה– בשדה זה יש לציין את תאריך ההפקדה, ברירת המחדל הינה התאריך השוטף. התאריך שיצויין יופיע בפקודת היומן שתיווצר בתאריך רישום.
  • ת.ערך הפקדה– ניתן לציין תאריך ערך עתידי לביצוע ההפקדה בפועל, התאריך שיצויין יופיע בפקודת היומן שתיווצר בתאריך ערך.
  • הפקדה מחשבון – בשדה זה יופיע החשבון ממנו מתבצעת ההפקדה, חשבון זה יזוכה בפקודת היומן שתיווצר.
  • לחשבון– בשדה זה יש לציין את החשבון אליו מופקדים השיקים, חשבון זה יחוייב בפקודת היומן שתיווצר.
  • הצג תנועות מתאריך עד תאריך– בשדות אלו ניתן לציין את טווח תאריכי הפרעון של השיקים לתצוגה למסך.
  • הצג גם תנועות שלא נוצרו ממסמכים– סימון תיבה זו יציג את גם תנועות של הקופות שלא נוצרו ממסמכים אלא מפקודת יומן.
  • פרוייקט– בשדה זה ניתן לציין את הפרוייקט הרצוי אליו תשוייך פקודת היומן שתיווצר מההפקדה. לאחר בחירת התנועות הרצויות להפקדה יופיעו בתחתית המסך שני שדות:
  • תנועות שדה זה יציג את מספר התנועות שסומנו.
  • סה”כ שדה זה יציג את סה”כ סכום התנועות שסומנו.
• מקשים פעילים
  חפש לפי תאריך (2F)- מאפשר חיפוש תנועה על פי תאריך פרעון רצוי.
  סמון שורה (3F)- מקש זה מסמן את התנועה הרצויה להפקדה , תנועה זו תסומן ב- V בעמודה האחרונה.
  סמון תאריכים (4F)- מאפשר סימון תנועות בטווח תאריכים רצוי.
  הדפסת טופס הפקדה (8F)- יוצר טופס הפקדה לתנועות שסומנו.
  הפקדת שיקים מזומנים- מסך זה מאפשר לבצע הפקדה מתוך קופת השיקים, כאשר השיקים נהמוצגים ממוינים לפי תאריך פרעון מיידי (שיקים מזומנים). השיקים שיופקדו יצרו פקודת יומן המחייבת את חשבון הבנק ומזכה את קופת השיקים בסכום אחד.
  הפקדת שיקים דחויים- מסך זה מאפשר לבצע הפקדה מתוך קופת השיקים, כאשר השיקים המוצגים ממוינים לפי תאריך פרעונם (שיקים דחויים). כל שיק שיסומן להפקדה יצור פקודת יומן המחייבת את חשבון בנק משמרת ומזכה את קופת השיקים בסכום אותו שיק, כאשר מסומנים מספר שיקים כל שיק יצור פקודת יומן נפרדת.
  הפקדת מזומן- מסך זה מאפשר לבצע הפקדה מתוך קופת מזומנים.
  קופה זו מכילה את כל התקבולים שהתקבלו במזומן.
  התנועות שיסומנו להפקדה יצרו פקודת יומן המחייבת את חשבון הבנק ומזכה את קופת המזומן בסכום הכולל של ההפקדה.
  הפקדת אשראי- מסך זה מאפשר ביצוע הפקדה מתוך קופת האשראי הרצוי, כאשר בקופה זו ממוינים כל התשלומים של אותו כרטיס אשראי לפי תאריך פרעון.
  פקודת היומן שנוצרת בהפקדה זו מחייבת את חשבון הבנק ומזכה את קופת אשראי.
  בטול טופס הפקדה- מסך זה מאפשר ביצוע ביטול של טפסי הפקדה שבוצעו מהקופות.
  ביטול טופס ההפקדה מחזיר את התנועות לקופה לצורך ביצוע הפקדה חדשה.
  כמו כן במידה ונוצרה פקודת יומן בהפקת ההפקדה – ביטול הטופס מבטל את פקודת יומן, ע”י יצירת פקודת היומן במינוס,במידה ולא מחזיר רק את התנועות להפקדה חוזרת.
  ניתן לחפש טופס הפקדה לפי מספר או תאריך הטופס, ביטול הטופס נעשה על ידי התמקדות על הטופס הרצוי והקשה על ‘בטול טופס‘.
  העתקי הפקדות- מסך זה מאפשר להדפיס העתקים של טפסי ההפקדות שבוצעו בקופות השונות.
  הדפסת העתק הפקדה נעשה על ידי התמקדות על הטופס הרצוי והקשה על ‘העתק טופס‘.
  הטפסים ממוינים לפי מספר רץ וניתן לחפש טופס הפקדה לפי מספר או תאריך הטופס.
  דו”ח תנועות בקופות- דו”ח זה מאפשר לקבל פרוט של התנועות בקופות בחתכים שונים, ניתן לבקש להציג תנועות שהופקדו/ לא הופקדו/ כל התנועות.
• קופת שיקים עיבודים מיוחדים– מסך זה מאפשר ביצוע טיפול בשיקים בדרכים שונות, בין אם הופקדו או לא.
  לדוגמא: אם הופק טופס הפקדה למספר שיקים ויש צורך להחזיר שיק אחד לקופה.
  להלן האפשרויות הקיימות:
  החזרת שיק לקופה (6F)- מקש זה מאפשר החזרת השיק המסומן, לאחר שהופקד, בחזרה לקופה לצורך הפקדתו מחדש. במידה ונוצרה פקודת יומן כאשר בוצעה ההפקדה, ביצוע פעולה זו תיצור פקודת יומן המבטלת את הפקודה המקורית עם ציון הסכומים במינוס. פקודת היומן שתיווצר הינה חיוב חשבון הבנק וזיכוי קופת השיקים.
  הקפאת/החזרת שיק (F3)– אופציה זו מאפשרת למנוע הפקדת שיק מסיבות שונות, לדוגמא: בקשת לקוח לא להפקיד את השיק עד לתאריך מסויים. לשורת שיק שבוצע הקפאה יצויין המילה ‘מוקפא’ בעמודת ‘הפקדה’ ובעת ביצוע הפקדה יסומן סימן X בשורת השיק בעמודת ‘סומן’. לצורך החזרת שיק למצב הפקדה יש להקיש שנית על מקש ‘הקפאת/החזרת שיק‘.
  למוטב בלבד (3SF)- מקש זה מציין את השיק ‘למוטב בלבד’ בעמודת ‘הפקדה’. סימון זה מעיד כי שיק זה אינו ניתן להסבה כתשלום לספק, להסרת סימון ‘למוטב בלבד’ יש להקיש שנית על מקש ל’מוטב בלבד‘.
  דו”חות- ‘חישובית זהב’ מאפשרת לקבל את מירב המידע על הנתונים שנקלטו במערכת לצורך מעקב על ניהול העסק ותפקודו. הדו”חות המבוקשים מוצגים ע”ג המסך וניתנים להדפסה, כמו כן ניתן לשמור את הדו”ח כקובץ WORD או EXCEL בכדי לבצע עיבודים נוספים בדו”ח לפי הצורך.
  דו”ח מע”מ- דו”ח זה מופק על סמך הנתונים שנקלטו במערכת, ניתן להגדיר אם הדו”ח יופק על הנתונים שנקלטו במאגר הקבוע , מאגר הזמני או על שני המאגרים גם יחד. ניתן לבחור את טווח החודשים הרצוי להפקת הדו”ח. הדו”ח מפרט את הפרטים הבאים:
  עסקאות פטורות בשיעור אפס – מציג את סך כל ההכנסות הפטורות (על סמך ההגדרה בחוצץ ‘הגדרות למע”מ/מקדמות’ בנתוני עסק).
  עסקאות חייבות (ללא מע”מ)– מציג את סך כל ההכנסות החייבות (על סמך ההגדרה בחוצץ ‘הגדרות למע”מ/מקדמות’ בנתוני עסק).
  המס על העסקאות – מציג את המס על העסקאות החייבות )מבצע חישוב של סך עסקאות חייבות * % המע”מ(.
  מס תשומות על ציוד ונכסים קבועים – מציג את המס על חשבונות של רכוש קבוע.
  מס על תשומות אחרות – מציג את המס על חשבונות ההוצאות )מבצע חישוב של סך כלל ההוצאות * % המע”מ(.
  סה”כ לתשלום – מציג את הסכום שיש לשלם (מבצע חישוב של המס על העסקאות – מס תשומות על ציוד ונכסים קבועים –מס על תשומות אחרות).
  % המע”מ המחושב – לביקורת יופיע בתחתית הדו”ח אחוז המע”מ המחושב.
  דו”ח מקדמות מס- דו”ח זה מופק על הנתונים שנקלטו במאגר הקבוע, הדו”ח מפרט את הפרטים הבאים:
  סכום המחזור – מציג את סך כל ההכנסות החייבות והפטורות )על סמך ההגדרה בחוצץ ‘הגדרות למע”מ/מקדמות’ בנתוני עסק(.
  % המס – מוצג אחוז המקדמה כפי שהוגדר בתפריט נתוני עסק.
  סכום המקדמה – מציג את סכום המקדמה שיש לשלם )מבצע חישוב של סך המחזור * % המקדמה(.
  הניכוי במקור – מציג את סכום הניכוי במקור מלקוחות.
  הסכום לתשלום – מציג את הסכום שיש לשלם )מבצע חישוב של סכום המקדמה – הניכוי במקור מלקוחות(.

דו”ח כרטסת- הדו”ח מציג את פרטי הכרטיסים במערכת עפ”י תנועות שנקלטו במאגר תנועות קבוע, הדו”ח מציג את התנועות בכל כרטיס בהתאם לחתכים מוגדרים, ניתן לבצע שמירת חתכי דו”חות ולאחזרם בעתיד.
הדו”ח ניתן להפקה בחתכים הבאים :
מספר חשבון / מפתח אלפאנומרי- המערכת מציגה את הכרטיסים, עפ”י ההגדרה בברירות המחדל, לפי מספר חשבון או מפתח אלפאנומרי.

• כרטיסים- ניתן לבחור את חתך הכרטיסים שיוצגו בדו”ח.
• תאריך רישום- ניתן להגדיר את חתך תאריכי רישום שיוצגו.
• תאריך ערך- ניתן להגדיר את חתך תאריכי הערך שיוצגו.
• קבוצת מיון- ניתן להגדיר את טווח קבוצות המיון שיוצגו.
• פרוייקט- ניתן להגדיר את חתך הפרוייקטים שיוצגו.
• איש מכירות– ניתן להגדיר את חתך אנשי מכירות שיוצגו.
• תנועה– ניתן להגביל את הדו”ח בטווח תנועות.
• פקודה– ניתן להגביל את הדו”ח בטווח פקודות.
• מנה– ניתן להגדיר את המנות שיכללו בדו”ח.
• חודש רישום– ניתן להגדיר את טווח החודשים שיכללו בדו”ח.
• אסמכתא 1 – 2- ניתן להגביל את הדו”ח בטווח אסמכתאות.
• סכום– ניתן להגדיר את טווח הסכומים שיכללו בדו”ח.
• ח–ן נגדי– ניתן להגביל את הדו”ח בטווח חשבונות נגדיים שיכללו בדו”ח.
• מכיל בפרטים– ניתן להגדיר שהדו”ח יכיל רק את פקודות היומן המכילות נתון שהוגדר בשדה הפרטים.

ניתן לקבוע את תצוגת הדו”ח עפ”י ההגדרות הבאות:
להציג תנועות עם סכום 0- אופציה זו מאפשרת תצוגה של תנועות עם סכום 0.
להדפיס כל חשבון בדף נפרד– ניתן להגדיר אם כל כרטיס בדף נפרד או מספר כרטיסים על אותו דף.
לחשב תנועות קודמות– ניתן לבצע חישוב של התנועות, שקדמו להגדרת התאריכים שיוצגו בדו”ח, חישוב זה יופיע בתחילת הדו”ח בסכום כללי בחובה ובזכות.
להציג מספר חשבון נגדי– האם להציג את הכרטיס הנגדי שמופיע בתנועה המוצגת.
להציג סכום חשבון נגדי– האם להציג את הסכום הנגדי שמופיע בתנועה המוצגת.
להציג תנועות מותאמות– האם להציג בדו”ח את התנועות שעברו התאמה פנימית.
להציג אסמכתא 1 אסמכתא 2 – ניתן לבחור את תצוגת האסמכתאות
להציג אסמכתא 1 שיופיעו בדו”ח, ניתן להציג את שתי
להציג אסמכתא 2 האסמכתאות או אחת מהן.
להציג תאריך רישום ותאריך ערך ניתן לבחור את תצוגת התאריכים
להציג תאריך רישום שיופיעו בדו”ח, ניתן להגדיר האם יופיעו
להציג תאריך ערך שני התאריכים או אחד מהם.

• מקשים פעילים
• שמירת הגדרות– אופציה זו מאפשרת שמירה של הגדרות הדו”ח, לצורך הפקת דו”חות זהים בכל עת עפ”י החתכים שהוגדרו. לאחר הגדרת כל חתכי תצוגת הכרטסת יש להקיש על מקש ‘שמירת דו”ח’, יתקבל מסך בו יש להוסיף את פרטי הדו”ח הנשמר.
• איחזור הגדרות – אופציה זו מאפשרת טעינת הגדרות של דו”ח שנשמר בשמירת הגדרות, בבחירת האופציה יפתח חלון שיציג את רשימת כל הדו”חות שנשמרו, בחירת אחד הדו”חות יטען את החתכים שנשמרו עם אפשרות לשנותם להפקת הדו”ח המופק.
• מיון תנועות מיון התנועות בכרטיס– אופציה זו מאפשרת להגדיר את אופן מיון התנועות המופיעות בדו”ח, בכל כרטיס. המיון אפשרי בחתכים הבאים:
• מספר תנועה– מיון זה מתבצע עפ”י מספר רץ של תנועות.
• מנה– מיון זה מתבצע עפ”י מספר רץ של מנות.
• מספר פקודה– מיון זה מתבצע עפ”י מספר רץ של פקודות.
• תאריך רישום– מיון זה עפ”י תאריכי הרישום של התנועות.
• תאריך ערך– מיון זה עפ”י תאריכי הערך של התנועות.
• אסמכתא 1- מיון זה מתבצע עפ”י אסמכתא 1.
• אסמכתא 2 – מיון זה מתבצע עפ”י אסמכתא 2.
• סכום– מיון זה מתבצע עפ”י סכומים מהנמוך לגבוה.
• חשבון נגדי– מיון זה מציג את החשבון הנגדי עפ”י מספר כרטיס מהנמוך לגבוה.
• סכום נגדי– מיון זה מתבצע עפ”י סכומים מהנמוך לגבוה.
• פרוייקט– מיון זה מציג את התנועות לפי ריכוז פרוייקטים.
• איש מכירות– מיון זה מציג את התנועות עפ”י אנשי המכירות
• פרטים– מיון זה מתבצע עפ”י א-ב בעמודת הפרטים.
• סיכומים– ישנן שלוש אפשרויות:
• סיכום סופי (עם תנועות)– בסיום הצגת התנועות יוצג סיכום סך התנועות לכל תאריך בנפרד.
• סיכום סופי (ללא תנועות)– בסיום הצגת התנועות יוצג סיכום סך התנועות בסכום אחד. סיכום ביניים– בסיום הצגת התנועות השייכות למיון הנבחר יוצג סיכום סך התנועות. לדוגמא מיון לפי תאריכי ערך, לאחר הצגת התנועות של כל תאריך יוצג סיכום ביניים לאותו תאריך.
• סיכומים בלבד– יציג את יתרת הכרטיס ללא הצגת התנועות, בהתאם למיון הנבחר.
  לדוגמא מיון לפי תאריכי רישום, יוצג יתרת הכרטיס לכל תאריך.
  כאשר אופן מיון התנועות הינו מספר תנועה/סכום/סכום נגדי/פרטים שיטת הסיכום האפשרי הינה סיכום סופי בלבד.
• שאילתא לחשבון
  הדו”ח מאפשר הצגה מהירה של כרטיס נבחר. ניתן לבחור אם הקשת הכרטיס תתבצע לפי מספר החשבון או מפתח אלפאנומרי. התנועות המוצגות בדו”ח הינן ממאגר תנועות קבוע, הדו”ח ממוין לפי סדר קליטת התנועות, במידה ויש צורך לבצע מיון שונה ניתן להציג את הכרטיס בחתכים מפורטים באמצעות דו”ח כרטסת.
  • דו”ח גיול חובות- הדו”ח מפרט את יתרת הכרטיסים המבוקשים בהתאם לחתכים שהוגדרו, הדו”ח מציג את יתרת הכרטיס, ימי החוב, תאריך משוקלל, דחויים ואובליגו. להצגת הדו”ח יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:
    מפתח חשבון/מפתח אלפאנומרי– המערכת מציגה את הכרטיסים עפ”י ההגדרה בברירות המחדל, לפי מספר חשבון או מפתח אלפאנומרי.
    קבוצת מיון– ניתן להגדיר את טווח קבוצות המיון שיוצגו בדו”ח.
    כרטיסים– ניתן לבחור את חתך הכרטיסים שיוצגו בדו”ח
    להציג כרטיסים שיתרתם– ניתן להגדיר שהדו”ח המופק יכלול כרטיסים שיתרתם בטווח המוגדר, לדוגמא: לא להציג כרטיסים בעלי יתרה נמוכה.
    איש מכירות (עפ”י השיוך באינדקס)– ניתן להגביל את הצגת הדו”ח רק לכרטיסים המשוייכים באינדקס לאיש המכירות הנבחר.
    סינון– ניתן להגדיר את הכרטיסים לתצוגה, האם הדו”ח יכיל את הכרטיסים שחורגים רק באשראי או רק באובליגו, יש לסמן את התיבה הרצויה.
    רק חריגה באשראי– ניתן לסמן תיבה זו רק הצגת כרטיסים שיתרתם חרגה מיתרת האשראי המוגדרת בכרטיס , במידה והוגדר.
    רק חריגה באובליגו– ניתן לסמן תיבה זו רק להצגת כרטיסים שיתרתם חרגה מיתרת האובליגו המוגדרת בכרטיס, במידה והוגדר.
    קבוצות – ניתן להגדיר את טווח הקבוצות שיכללו בדו”ח.
    פרוייקט – ניתן להגדיר את טווח הפרוייקטים שיכללו בדו”ח.
    להציג ימי חובה – ניתן להגדיר את ימי החובה שיכללו בדו”ח.
    חישוב ימי חוב – יש להגדיר האם חישוב ימי החובה יבדוק את תאריכי הרישום או תאריכי הערל.
    כרטיסים – ניתן להגדיר את הכרטיסים שיכללו בדו”ח, רק כרטיסים פעילים/לא פעילים או כולם.
    לכלול חשבוניות עסקה פתוחות – ניתן לכלול בחישוב יתרת הכרטיס האם יכללו חשבוניות עסקה פתוחות.
    לכלול ת.מ פתוחות – ניתן לכלול בחישוב יתרת הכרטיס האם יכללו ת.מ פתוחות.
    דו”ח מפורט– ניתן להגדיר האם הדו”ח יוצג בצורה מפורטת – הצגת התנועות שגורמות ליתרה, או ללא פרוט – הצגת הכרטיסים עם יתרת הכרטיס בלבד.
    מיון לפי שם חשבון – ניתן להגדיר אם מיון הדו”ח יהיה לפי שם או לפי מספר.
    להציג את כל הטלפונים – האם בהצגת הדו”ח יוצגו כל מס’ הטלפון מכרטיס הלקוח. יש לבדוק האם היו מעורבות מרכזיות IP.
    להציג כרטיסים ביתרה 0 – ניתן להגדיר האם להציג בדו”ח כרטיסים שיתרתם אפס.
    דו“ח גיול חובות לפי חודשים- הדו”ח מפרט את יתרת הכרטיסים המבוקשים עם התייחסות לחיובים של ארבעת החודשים שקדמו לחודש ההפקה, לדוגמא: הצגת יתרת כרטיס לחודש נובמבר, יציג את החיוב בכרטיס בחודשים נובמבר, אוקטובר, ספטמבר ואוגוסט ובמידה והיתרה נובעת מחודשים קודמים מציג בעמודת חוב מצטבר קודם. להצגת הדו”ח יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:
    מפתח חשבון/מפתח אלפאנומרי– המערכת מציגה את הכרטיסים עפ”י
    ההגדרה בברירות המחדל, לפי מספר חשבון או מפתח אלפאנומרי.
    קבוצת מיון– ניתן להגדיר את טווח קבוצות המיון שיוצגו בדו”ח.
    כרטיסים– ניתן לבחור את חתך הכרטיסים שיוצגו בדו”ח.
    להציג כרטיסים שיתרתם – ניתן להגדיר שבדו”ח יוצגו הכרטיסים שיתרתם בטווח ההגדרה, לדוגמא אם רוצים להציג כרטיסים החייבים.
    איש מכירות (עפ”י השיוך באינדקס)– ניתן להגביל את הצגת הדו”ח רק לכרטיסים המשוייכים באינדקס לאיש המכירות הנבחר.
    קבוצות – ניתן להגדיר את טווח הקבוצות שיכללו בדו”ח.
    פרוייקט – ניתן להגדיר את טווח הפרוייקטים שיכללו בדו”ח.
    חישוב מועד פרעון – יש להגדיר האם החישוב יהיה לפי תאריך רישום או תאריך ערך.
    כרטיסים – ניתן להגדיר את הכרטיסים שיכללו בדו”ח, רק כרטיסים פעילים/לא פעילים או כולם.
    מיון לפי שם חשבון – יש להגדיר האם מיון הדו”ח יהיה לפי שם החשבון או לפי המספר.
    להציג מס’ טלפון – ניתן להגדיר אם להציג את מס’ הטלפון של הכרטיס.
    לכלול גם תנועות מותאמות – במידה ומבוצעת התאמה פנימית לכרטיס, יש להגדיר האם התנועות שיוצגו יהיו כל התנועות או רק כאלה שלא הותאמו.
• דו”חות אינדקס
  חשבונות– הדו”ח מפרט את החשבונות המוקמים באינדקס הנהלת החשבונות, ניתן לתחום את הדו”ח בקודי מיון ובמספרי הכרטיסים. הדו”ח מציג את קודי המיון, קוד הכרטיס, קוד אלפאנומרי, שם החשבון וקוד המאזן של כל כרטיס.
  אלפון טלפונים– הדו”ח מציג את רשימת הכרטיסים עם פרוט של כתובת, טלפונים/קבוצה, ניתן להגדיר הצגת ניכוי במקור ותנאי האשראי. בהפקת הדו”ח ניתן להגדיר את קבוצות המיון, טווח כרטיסים, חתך קבוצות כרטיסים.
  קוד מיון– הדו”ח מפרט את קודי המיון הקיימים במערכת, ניתן לתחום את קודי המיון הרצויים לתצוגה.
  אנשי מכירות– הדו”ח מפרט את שמות אנשי המכירות הקיימים במערכת, ניתן לבחור את טווח אנשי המכירות הרצויים לתצוגה.
  פרוייקטים– הדו”ח מפרט את שמות הפרוייקטים הקיימים במערכת, ניתן לתחום את הפרוייקטים הרצויים לתצוגה.
• דו”ח לפי אפיונים- הדו”ח מפרט את הכרטיסים לפי ערכי האיפיונים שהוגדרו בכרטיס, בהתאם לחתכים מוגדרים. להפקת הדו”ח יש להגדיר את החוצצים הבאים:
  הגדרת כרטיס – בחוצץ זה יש להגדיר את הכרטיסים שיכללו בדו”ח, ניתן להגדיר טווח של קבוצות מיון, טווח הקבוצות וצורת מיון הדו”ח.
  הגדרת אפיונים – בחוצץ זה יש להגדיר את ערכי האיפיונים של הכרטיסים שיכללו בדו”ח. בכל מקרה ניתן לכלול בדו”ח כרטיסים שהוגדרו להם ערך אחד או יותר של אפיון כלשהו.
  ניתן להגדיר את סוג החיפוש לפי:
  חיפוש רחב – חיפוש האיפיונים מתבצע עפ”י תנאי אחד לפחות
  חיפוש צר – חיפוש האיפיונים מחייב שכל האיפיונים יהיו זהים
  מסמכים- מסך זה מאפשר הפקת מסמכי מכירות, כל המסמכים המופקים במערכת זהים באופן רישומם. המסמכים המופקים במערכת אינם ניתנים לשינוי לאחר הדפסתם. מסמכים    רשמיים, כגון: חשבונית מס/קבלה, חשבונית מס, הודעת זיכוי, יוצרים      פקודת יומן במאגר הקבוע באופן הבא:

* הפקת  הודעת זיכוי יוצר את הפקודה הנ”ל עם ציון סכומים במינוס. הפקת קבלה יוצרת את הפקודה הבאה:

* במידה והקבלה הופקה עם ניכוי במקור, יחוייב חשבון ניכוי במקור מלקוחות, כפי שהוגדר בברירות המחדל, בסכום הניכוי במקור.
הפקת מסמך- בבחירת מסמך רצוי להפקה, יפתח חלון להפקת המסמך המחולק לשלושה חלקים (ההסבר מתייחס לכל המסמכים למעט קבלה):
ראש המסמך מחולק לשניים:
פרטים – בחלק זה יופיעו פרטי הלקוח ותנאי התשלום
סה”כ – בחלק זה יופיעו סיכומי החשבונית
גוף המסמך מכיל את הפרטים הבאים:
שורות – חוצץ בו מוצגת טבלה עם פירוט הפריטים הנמכרים
הערות המסמך – הקשת הערות המתייחסות לגבי המסמך

פרטים
קוד לקוח – בשדה זה יש לבחור את קוד הלקוח לו מופק המסמך. בחירת הלקוח הינה מתוך טבלת אינדקס הנהח”ש, לחיפוש של הלקוח יש להקיש על ‘בחר’ ולאשר את הלקוח הרצוי. ניתן להקיש בשדה ‘שם לקוח‘ את תחילת שם הלקוח ו- F10, במידה ויש רק לקוח אחד שמתחיל באותיות שהוקשו הלקוח יעלה באופן אוטומטי למסמך,צ במידה וישנם מספר לקוחות המתחילים באותיות שהוקשו, המערכת תפתח את טבלת אינדקס הנהח”ש והסמן יעמד על הלקוח הראשון בטבלה שמתחיל בצירוף האותיות שהוקשו. שם הלקוח, כתובתו, טלפון וכן תאריך פרעון יופיעו באופן אוטומטי על גבי המסמך, כפי שהוגדרו בכרטיס הלקוח. כאשר מופקת תעודת משלוח פרטי הלקוח יתקבלו מהנתונים הרשומים בכרטיס הלקוח בחוצץ ‘פרטים למסמכים’. ניתן לבחור את הלקוח לפי מפתח אלפאנומרי ע”י הקשת ‘קליק’ על שדה ‘קוד לקוח’ ושם השדה השתנה ל’מספר אנ’.
תאריך – שדה זה מציין את תאריך הפקת המסמך. המערכת מציינת כברירת מחדל את התאריך השוטף, אך ניתן לשנותו לפי הצורך. * שים לב! על פי הוראות ניהול ספרים, במידה והפקת המסמכים המקוריים מתבצעת באמצעות “חישובית זהב“, אין לשנות את תאריך המסמך הנוכחי, במידה והופק מסמך עם תאריך מתקדם יותר.
חודש מע”מ – בשדה זה יש לציין את החודש אליו משוייכת העסקה הנוכחית. החישוב לדו”ח המע”מ נלקח עפ”י החודש שעודכן במסמך.
פרטים – הפרטים המופיעים בשדה תאור יופיעו בפקודה שתיווצר.
# ח–ן הכנסה – בשדה זה יופיע באופן אוטומטי חשבון ההכנסה כפי שהוגדר בברירות המחדל. במידה וקיים יותר מחשבון הכנסה אחד ניתן לבחור את החשבון המתאים מתוך טבלת אינדקס הנהח”ש. החשבון שעודכן במסמך יזוכה בפקודת היומן שתיווצר.
איש מכירות – בשדה זה יופיע באופן אוטומטי שם איש המכירות אליו שוייך כרטיס הלקוח, במידה וקיימים מספר אנשי מכירות ניתן לבחור את שם איש המכירות אליו משתייכת העסקה הנוכחית מתוך טבלת אנשי המכירות.
פרוייקט – בשדה זה יופיע באופן אוטומטי שם הפרוייקט אליו שוייך כרטיס הלקוח, במידה וקיים יותר מפרוייקט אחד ניתן לבחור את הפרוייקט אליו משתייכת העסקה מתוך טבלת הפרוייקטים.
בנק לתזרים– בהפקת קבלה או חשבונית מס/קבלה יש לציין את חשבון הבנק לעדכון פקודת היומן ותזרים המזומנים. מספר החשבון יופיע באופן אוטומטי עפ”י ההגדרה בברירות המחדל.
מחירון – בשדה זה יופיע באופן אוטמטי שם המחירון אליו שוייך הלקוח בכרטיס. במידה וקיים יותר ממחירון אחד ניתן לבחור מחירון מתוך רשימת המחירונים, קיימת אפשרות לבצע חיפוש של שם המחירון ע”י הקשת תחילת שם המחירון. כאשר נבחר לקוח המשוייך למחירון יוצג סימן של V ליד שם המחירון, סימון תיבה זו מגדיר למערכת האם להציג את הפריטים רק של המחירון הנבחר או האם להציג את רשימת כל הפריטים הקיימים בטבלת הפריטים. בעת שינוי המחירון יפתח חלון עם מספר אפשרויות:
כל השורות– האם לשנות את מחירי הפריטים, למחירון החדש שנבחר, לכלהפריטים שנבחרו במסמך
שורה נוכחית– האם לשנות את מחיר הפריט, למחירון החדש שנבחר, רקלשורה שבה הסמן נמצא.
שורות חדשות– האם לכל השורות שיפתחו במסמך יש לשתול מחיר מתוך המחירון שנבחר.

• סה”כ
  לפני מע”מ – בשדה זה יופיע סכום המסמך לפני המע”מ, עפ”י פרוט הסכומים כפי שהוקלדו בחוצץ שורות.
  מע”מ – בשדה זו יופיע סכום המע”מ.
  פטור – בשדה זה יופיע הסכום הפטור ממע”מ, בהתאם לסיווג הפריטים/ לקוח כפטור ממע”מ.
  כולל מע”מ – בשדה זו יופיע סכום המסמך כולל מע”מ )חישוב כולל של הסכום לפני מע”מ + מע”מ + פטור(.
  * סכומים כוללים מע”מ– תיבה זו תסומן אוטומטית עפ”י ההגדרה מברירות המחדל, ניתן לשנות את הסימון או להסירו רק למסמך הנוכחי.
  * מיון לפי קבוצות– סימון תיבה זו בהפקת מסמך, יצור ריכוז של כל הפריטים לקבוצות, עפ”י שיוך הפריט לקבוצה בפתיחת הפריט. אין חשיבות לסדר קליטת הפריטים במסמך, בעת סימון התיבה יוצגו כל הפריטים על פי חלוקה לקבוצות.
  שורות (#) מספר סידורי– עמודה זו מקבלת מספור אוטומטי, בעת קליטת שורה חדשה במסמך.
  (פ) פטור ממע”מ– עמודה זו תקבע אם הפריט הינו פטור או חייב במע”מ, סימון התיבה מתבצע על ידי הקשת ‘קליק’, יתקבל סימון ‘V’ המציין שהפריט פטור. ניתן לבצע סימון של פריט פטור במידה וכרטיס הלקוח הוגדר ככרטיס ‘רגיל ופטור’. במידה וכרטיס הלקוח הוגדר ככרטיס פטור, המערכת תסמן בעמודת הפטור ‘V’ באופן אוטומטי.
  קוד תאור– עמודה זו מכילה את קוד הפריט, כפי שהוגדר בטבלת הפריטים.
  ניתן לפתוח את טבלת הפריטים ע”י הקשה על (…) בחירת הפריט מתבצעת ע”י התמקדות על הפריט והקשת ‘קליק’, כמו כן ניתן לבחור מספר פריטים ע”י התמקדות על הפריט הנוסף עם הקשה על CTRL +’קליק’ (בתחתית הטבלה ירשמו מספר הפריטים שנבחרו), לאחר בחירת כל הפריטים יש להקיש על אישור – הפריטים שנבחרו יועתקו למסמך המופק.
  במערכת המלאי הקשת קוד תאור יוצרת תנועת יציאה מהמלאי, במסמכים כגון: חשבונית מס/קבלה, חשבונית מס, תעודת משלוח.
  לאחר בחירת הפריט במסמך ניתן להקיש ‘קליק’ ימני יפתח חלון עם שלוש אפשרויות:
  מחירים אחרונים F10 +SHIFT- מאפשר הצגת המכירות האחרונות שבוצעו עם הפריט. הנתונים שיוצגו הינם האסמכתא של המסמך שבה בוצעה המכירה, המחסן ממנו יצאה הסחורה, הנחה שניתנה, כמות שנמכרה, מחיר המכירה ותאריך ביצוע המכירה. ניתן להעתיק את מחיר היחידה ואחוז ההנחה, ממכירות קודמות, ע”י הקשה על enter או הקשה על ‘קליק’ כפול על השורה שממנה רוצים לבצע את ההעתקה.
  יתרה במחסן F11 + SHIFT- מאפשר הצגת יתרת הפריט במחסן וערכו הכספי.
  יפתח חלון בו יש לציין את המחסן המבוקש, יוצגו סך הכניסות למלאי של הפריט, סך היציאות מהמלאי של הפריט והיתרה הסופית.
  מדבקות ברקוד– אופציה זו מאפשרת להדפיס מדבקות ברקוד לפריטים.
  לרכישת מדפסת להדפסת המדבקות נא פנה למחלקת המכירות.
  זמינות פריטים במלאי– מאפשר הצגת זמינות כל הפריטים שנבחרו במסמך במחסנים השונים. יפתח חלון בו יש לציין את המחסן המבוקש, יוצגו רשימת הפריטים שנבחרו במסמך, הכמות שהוקשה במסמך ויתרת הפריט במלאי. במידה ויתרת הפריט במלאי הינה שלילית, כלומר יש חוסר במלאי, היתרה תירשם בצבע אדום. במידה ויתרת הפריט חורגת או שווה ליתרת ‘מלאי מינימום מדף’ שהוגדר בכרטיס הפריט, היתרה תירשם בצבע ירוק.
  טבלת מעקב טקסטים– מאפשר הצגת שורות הטקסט שנרשמו בכרטיס הלקוח בחוצץ מעקב.על גבי המסך יפתח חלון ובו ניתן להוסיף שורות חדשות, למחוק שורות קיימות ולבצע חיפוש על השורות הקיימות.
  קליטת הערות לשורה– מאפשר רישום של הערות לפריט הנבחר, לדוגמא אם רוצים להוסיף הערות לפריט הנבחר שיופיעו מתחת לשורת הפריט. קיימות שתי אפשרויות לרישום הערות:
• רישום של מלל חופשי.
• קליטת הערות פריט – קליטה של הערות שנרשמו לפריט בחוצץ קישורים והערות בטבלת הפריטים (אופציה שקיימת ללקוחות שעובדים עם מודול המלא).
  עדכון חשבון לשורה– אופציה זו מאפשרת שיוך פריט לסעיף הכנסה/הוצאה לכל פריט במסמך, במידה ופריט לא שוייך לסעיף הכנסה/הוצאה החשבון שיעודכן הינו החשבון הנבחר בתחילת המסמך.
  חישוב רווח– אופציה זו מאפשרת לבצע חישוב רווח לפריט עפ”י חתכים מוגדרים.
  הנחה כללית– ניתן להגדיר הנחה כללית לכל המסמך ולא לכל שורה בנפרד.
  מיון שורות המסמך– ניתן להגדיר את מיון התנועות שיופיעו בחשבונית, המיונים האפשריים הינם לפי פרטים, קוד פריט, ברקוד.
  תאור– עמודה זו מכילה את תאור הפריט. ניתן להקיש טקסט חופשי או לבחור פריט שהוגדר מראש בטבלת הפריטים. ניתן להקיש את תחילת שם הפריט ו- F10, במידה ויש וקיים פריט אחד שמתחיל בצירוף האותיות שהוקשו הפריט יעלה באופן אוטומטי, במידה וקיימים מספר פריטים המתחילים בצירוף האותיות שהוקשו, המערכת תפתח את טבלת הפריטים והסמן יעמד על הפריט הראשון בטבלה שמתחיל באותיות שהוקשו.
  כמות– עמודה זו מכילה את כמות הפריטים שנמכרו. עמודה זו תופיע במידה ובברירות המחדל הוגדר הצגת פורמט מתאים.
  מחיר יחידה– עמודה זו מכילה את מחיר היחידה של הפריט/שרות. במידה ועודכן במחירון מחיר לפריט הנבחר והלקוח לו מופק המסמך, משוייך לאותו מחירון, מחיר היחידה יופיע באופן אוטומטי.
  בעבודה עם מט”ח קיימות מספר אופציות לעדכון:
  • עדכון מחיר יחידה במחירון.כאשר יבחר הפריט יתבצע שערוך באופן אוטומטי עפ”י שער המט”ח שעודכן לאותו יום.
  • עדכון מחיר בעת הפקת המסמך.לעדכון במחיר יש להקיש ‘קליק’ על (…) יתקבל חלון בו יוצגו המטבעות המוגדרים, יש לבחור את המטבע ולציין את הסכום במט”ח יתבצע שערוך באופן אוטומטי.
    * בשתי האפשרויות הנ”ל ניתן לשנות את הסכום בש”ח לאחר ההמרה – פעולה זו תשנה את סכום המט”ח לערך המתבקש.לדוגמא: אם לאחר המרה של 100$ בשער מט”ח של 4.1 תתקבל המרה של 410 ₪, וברצוננו לשנות את המחיר ל- 400 ש”ח,המחיר במט”ח לאחר השינוי יהיה 97.56$.

% הנחה– בשדה זה יופיע אחוז ההנחה באופן אוטומטי ,במידה וצויינה הנחה כללית בכרטיס הלקוח הנבחר, כמו כן ניתן לרשום הנחה לפריט הלקוח באופן חד-פעמי ע”י ציון אחוז ההנחה לפריט הרצוי. עמודה זו תופיע במידה ובברירות המחדל הוגדר הצגת פורמט מתאים.
סה”כ– עמודה זו מציינת את סה”כ המחיר עבור הפריט. עמודה זו לא ניתנת לשינוי, חישוב הסכום בעמודה מתבצע באופן הבא:
כמות * מחיר יחידה בניכוי % ההנחה.

• מקשים פעילים- המקשים הבאים מופיעים בצידו השמאלי של המסך, מקשים אלו מתייחסים רק לשורות המופיעות במסמך.
  הוסף(F1)- מקש המאפשר הוספת שורות חדשות.
  החדר שורה (SF1)- מקש המאפשר להוסיף שורה בין שתי שורות קיימות, השורה שמתווספת נפתחת מעל השורה שעליה הסמן עמד.
  מחק (F6)- מקש המאפשר מחיקת שורה.
  העתק (F3)- מקש המאפשר העתקת שורה עליה הסמן ממוקם לשורה חדשה.
  שדה (SF3)- מקש המאפשר העתקת שדה עליה הסמן ממוקם משורה קודמת.
  עגל (F9)- מקש המאפשר עיגול המסמך לשקל ויוצר שורה נוספת במסמך של ‘שורת עיגול’.
  הערות– בחוצץ זה יש לציין את ההערות שיופיעו על גבי המסמך בסיומו, ניתן להקיש טקסט חופשי או לבחור הערות מתוך רשימה קיימת.
  קיימות שלוש אפשרויות לרישום הערות:

1. הערות קבועות למסמך)נתוני עסק, חוצץ הגדרות) יופיעו באופן אוטומטי.
2. הקשת טקסט חופשי לאותו מסמך בלבד.
3. בחירת הערה ע”י מקשבחר הערה יציג את כל ההערות שנשמרו במקש

• שמור הערה.
• מקשים כלליים- המקשים הבאים מופיעים בתחתית המסמך ומתייחסים לכלל המסמך:
  תצורה– מקש המאפשר עם הכניסה למסמך לשנות את תצורת המסמך
  שהוגדרה בברירות המחדל, למסמך הנוכחי. לאחר תחילת הקשת נתוני
  המסמך המקש ישתנה להדפס
  הדפס (F10)- מקש המאפשר את הדפסת המסמך שהוכן, המקש פותח את
  החלון הבא: הדפסות ניתן לבחור באיזה אופן יופק המסמך, כלומר האם
  להדפיס:
  מקור למסמך
  מקור + העתק למסמך
  מקור + X העתקים למסמך
  שמירת הדפסת המקור
  * המערכת תסמן את תיבת ההדפסה באופן אוטומטי עפ”י ההגדרה בברירות המחדל.
  מחסן– במערכת המלאי יש לציין בהפקת מסמכים את המחסן אליו ישויכו כל הפריטים שהוקלדו, מספר המחסן יופיע באופן אוטומטי עפ”י הגדרות בברירות מחדל, ניתן לבחור מחסן אחר לפי הצורך.
  נקה– הקשה על מקש זה תמחוק את כל נתוני המסמך הקיימים במסך.
  העתק מסמך – (ראה עמוד 112)
  ריכוז ת.מ/הזמנות – (ראה עמוד 116)
  כרטיס– מקש המאפשר הצגת כרטיס הלקוח בעת הפקת המסמך.
  חשבונית מס קבלה- מסמך זה מופק כאשר התשלום עבור העסקה מתקבל במלואו בזמן ביצוע העסקה (לדוגמא –לקוח מזדמן). הפקת חשבונית מס קבלה מופקת בהתאם להסבר שניתן לעיל בהפקת מסמך וכן בהפקת קבלה. ציון קודי פריט בחלק החשבונית יעדכן תנועות יציאה מהמלאי. סכום החשבונית והקבלה חייבים להיות זהים (למעט מקרים בהם החשבונית מופקת על סמך תעודות משלוח).
  חשבונית מס- מסמך זה מופק עבור עסקה שבוצעה בהקפה. ציון קודי פריט במסמך יעדכן את המלאי בנוסף לפקודות היומן (למעט מקרים בהם החשבונית מופקת על סמך תעודות משלוח).
  הודעת זיכוי- מסמך זה מופק כאשר יש לבטל חשבונית מס שהופקה או חלק ממנה. הפקת הודעת זיכוי זהה להפקת מסמך, אך הקשת כמויות הפריטים המצויינים במסמך תהיה במינוס. ציון קודי פריט במסמך במינוס יוצר תנועת החזרה של הפריטים למלאי.
  קבלה לפקדון- מסמך זה מופק כאשר מתקבל תקבול, אשר ניתן למטרת ערבון, להבטחת עסקה שטרם בוצעה או מכל סיבה אחרת המצריכה פקדון כספי. מסמך זה מהווה פורמלית אישור תקבול, אם כי אינו הכנסה. הפקת קבלה לפקדון זהה להפקת קבלה.
  חשבונית עסקה- מסמך זה אינו מסמך רישמי, הפקת חשבונית עסקה לא יוצרת פקודת יומן.
  הצעת מחיר- מסמך זה אינו מסמך רישמי ומופק לצורך נתינת מידע בלבד. הצעת מחיר אינה יוצרת פקודות יומן ומלאי.