קופה רושמת- AutoCash – חלק ג’

• • נתוני זיהוי-בחוצץ זה יש להגדיר את פרטי הפריט. להלן השדות אותם יש למלא:
  • קוד-בשדה זה יש להקיש את קוד הפריט, קוד הפריט הינו קוד בעל 15 תווים (אלפאנומרי ) אותיות, אותיות לועזיות, ספרות או שילוב ביניהם. מומלץ לבחור בקוד פשוט שיהיה קל לזכור לצורך קליטה נוחה ללא צורך בחיפוש. לאחר פתיחת הפריט לא ניתן לשנות את קוד הפריט.
  • תאור בעברית – בשדה זה יש להקיש את תאור הפריט.
  • תאור באנגלית- ניתן להקיש את שם הפריט בלועזית.
  • ברקוד- ניתן להקיש את קוד הברקוד של הפריט (קוד ממ”י), בשלב הפקת המסמך ניתן להיעזר בקורא ברקוד.
  • קבוצה – המערכת מאפשרת למיין את הפריטים לקבוצות שונות, לדוגמא פריט בשם ‘שולחן עגול’ ישוייך לקבוצת ‘שולחנות’.
    שיוך הפריטים לקבוצות יוכל לסייע בעת שינוי מחיר בסכום או באחוז לקבוצת פריטים במחירון ו/או בעת הפקת דו”חות בו תרצו להפיק דו”ח לחתך פריטים מסויים ובהפקת מסמך. לחיצה על ‘בחר’ יפתח את טבלת הקבוצות.
  • חייב במע”מ – בשדה זה יש להגדיר האם הפריט חייב/פטור ממע”מ. לדוגמא פירות וירקות פטורים ממע”מ.
  • האם במעקב מספרים סידוריים – ניתן להגדיר האם הפריט שייך לפריטים בעלי מספר סידורי (SERIAL NUMBER) בעת הפקת מסמכים, כגון תעודת משלוח רכש/חשבונית רכש, לאחר העלאת הפריט שמסווג לפריטים בעלי מספר סידורי, ניתן להקיש את המספר הסידורי של הפריט שנכנס למלאי. בעת הפקת מסמכים כגון תעודת משלוח/חשבונית מס ניתן לבחור את הפריט שנמכר מתוך רשימת הפריטים שנכנסו למלאי.
  • בחר תמונה- ניתן להציג את תמונת הפריט לתוך כרטיס הפריט. ניתן לשייך כל תמונה השמורה במחשבך כקובץ גרפי.
• מחק- ניתן למחוק את תמונת הפריט שנבחרה.
• מידות ומיקום- בחוצץ זה ניתן להגדיר את יחידות המידה של הפריט (ק”ג, ארגז וכו”) ואת מיקומו במחסן.
• מידות
  • יח’ מידה לקניה- ניתן להגדיר את יחידת המידה של קניית הפריט( ארגז, ק”ג וכו”).
  • ניתן לבחור מתוך טבלת המידות.
  • כמות ביחידת קניה – ניתן להקיש את הכמות שישנה ביחידה, לדוגמא יחידת המידה הינה ארגז  ובארגז יש 20 פריטים.
  • מלאי מינימום לקניה -ניתן להגדיר את כמות המינימום הרצויה לקניית הפריט.
  • יח’ מידה למכירה- ניתן להגדיר את יחידת המידה של מכירת הפריט. ניתן לבחור מתוך טבלת המידות.
  • כמות ביחידת מכירה- ניתן להקיש את הכמות שישנה ביחידה אחת.
  • מיקום
  • שם – שדה זה ניתן להקיש את שם המחסן בו נמצא הפריט. יש להקיש על ‘הוסף’ ולבחור את המחסן המבוקש.
  • מיקום – בשדה זה ניתן להקיש את מיקום הפריט במחסן, מבידה וקיימים מספר מחסנים ניתן לבצע מעקב למיקום הפריט בכל מחסן.
  • מלאי מינימום מדף – ניתן להגדיר את כמות המינימום הרצויה של הפריט במחסן.
• ספקים ומחירונים – בחוצץ זה ניתן להגדיר את מחיר הפריט אצל הספקים השונים ובמחירונים המוגדרים במערכת.
  • ספקים
  • שם- בשדה זה ניתן לציין את שם הספק. יש להקיש על ‘הוסף’ ולבחור את הספק הרצוי.
  • קוד פריט- ניתן להקיש את קוד הפריט כפי שמצויין אצל הספק.
  • בעת הפקת מסמך של הזמנת סחורה מספק ובעת הפקת מסמך המעיד על כניסת סחורה למלאי (תעודת משלוח רכש / חשבונית רכש) ניתן לקלוט את הפריטים עפ”י קוד הפריט שצויין בשדה.
  • מחיר עלות
  • מחיר הפריט אצל הספק – בעת עדכון המחיר תשאלו האם לתעד את השינוי בחוצץ הערות, התיעוד יכיל את המידע הבא:
    תאריך השינוי
    מחיר הפריט לפני העדכון
    המחיר החדש
    *הנתון יאפשר לבצע מעקב אחר כל שינוי במחיר שביצע הספק. בעת הפקת מסמך של הזמנת סחורה מספק ובעת הפקת מסמך המעיד עלכניסת סחורה למלאי) תעודת משלוח רכש / חשבונית רכש( מחיר הפריט ילקח מהמידע הרשום בשדה זה. סוג מטבע במידה ומחיר העלות הינו במט”ח יש להקיש את סוג המטבע.
• מחירון- חלון זה מאפשר להגדיר את מחיר הפריט במחירונים השונים במערכת.
  ניתן לבחור מחירון ע”י הקשה על ‘רשימת סוגי מחירונים’ .
  ניתן להעביר את כל המחירונים הפתוחים במערכת ע”י הקשה על ‘מחירונים’.
• מאפיינים – חוצץ זה מאפשר לבצע חלוקה של הפריטים, לדוגמא חלוקה לפי צבעים. חלוקת הפריטים למאפיינים יוכל לסייע בעת הפקת דו”חות במערכת לחתך פריטים מסויים בלבד. לצורך הגדרת המאפיינים יש להקיש על מקש ‘חדש’, תפתח טבלת סוגי המאפיינים. בעת הגדרת המאפיין, שלצורך הדוגמא יהיה צבע, יפתחו שני חלונות:
  • ללא- במידה והתיבה תסומן ניתן יהיה להגדיר למאפיין ערך אחד בלבד.
  • רשימת בחירה-  במידה והתיבה תסומן ניתן יהיה להגדיר למאפיין רשימת ערכים, לדוגמא למאפיין צבע יוגדרו שמות הצבעים.
• שונות
• הכנסת נתונים חופשית- במידה והתיבה תסומן ניתן יהיה להקליד מלל חופשי בשדה ערך.
• העתק לכל פריט חדש- במידה והתיבה תסומן המאפיין ירשם באופן אוטומטי בכל פריט שיפתח במערכת.
• קישורים והערות
  קישורים- מאפשר להעביר לתוך הכרטיס של הפריט כל מסמך השמור בין מסמכי WINDOWS.
  הערות- מאפשר לרשום טקסט חופשי לגבי הפריט.
• סייר- פותח את הסייר של ה-WIN לבחירת הקישור.
• חשבונות- ניתן לקבוע לכל פריט את השיוך שלו לחשבון הכנסה /הוצאה.
• טבלת   מטבעות- בטבלה זו ניתן להגדיר את סוגי המטבעות עימם העסק עובד.
  שים לב!אין צורך להגדיר בסוגי המטבעות שקל חדש.
• טבלת   שערי מטבע- בטבלה זו ניתן להגדיר בכל יום את שער המט”ח לכל סוגי המטבעות שהוגדרו בטבלת המטבעות, ניתן לבצע חיפוש לפי תאריך.
• הוסף מטבע חדש- ניתן לבצע הוספה של מטבעות חדשים, בחירה באפשרות תפתח את טבלת המטבעות.
• העתק שער אחרון- ניתן לבצע העתקת שער המט”ח האחרון, העתקת השער הינה לאותו סוג מטבע.
  בעת הפקת מסמך ניתן לבצע שערוך ממטבע זר לש”ח, במידה ומוגדר מחיר הפריט במט”ח יתבצע שערוך אוטומטי.
• קליטת שמות לשדות אפיון- בטבלה זו ניתן להגדיר את שמות האיפיונים, הדבר יאפשר להזין מידע ספציפי לצורכי מעקב על כרטיסי הלקוחות/ספקים. ניתן להפיק דו”ח לגבי האיפיונים דרך תפריט דו”חות, דו”חות אינדקס, דו”ח לפי אפיונים.
  שים לב! בטבלה זו יש לציין רק את שמות האיפיונים ולא את הערכים.
• תנועות- מערכת חשבונאית מורכבת מתיעוד פנים ותיעוד חוץ של כל פעולה עיסקית.
  תיעוד פנים הינו רישום של הכנסות העסק מהפקת מסמכים, כגון: חשבונית מס’-קבלה, חשבונית מס, קבלה וכו’.
  תיעוד חוץ הינו רישום של הוצאות העסק.
  ההוראות לניהול פנקסי חשבונות קובעות נהלים לקליטת תנועות הנהלת חשבונות, כך שקליטת התנועות תתבצע למנות זמניות,בו ניתן לתקן ולמחוק נתונים, לאחר קליטת הנתונים יש להעבירם למאגר קבוע.
  הפקת מסמכים מהמערכת יוצרת פקודת יומן במאגר הקבוע, ללא אפשרות תיקון.
  שים לב תנועות אשר נקלטו למאגר זמני אינן משפיעות על הספרים ואינן מוצגות בדו”חות, רק לאחר העברת הנתונים למאגר קבוע יהיה תיעוד בספרים, למעט דו”ח מע”מ שאותו ניתן להפיק גם על מאגר זמני.
  • מאגר זמני-רישום התנועות במאגר מתבצע במנות זמניות, ניתן לעבוד במקביל על מספר מנות ובסיום הקליטה להעבירן למאגר קבוע. בכניסה לתנועות זמניות ניתן לפתוח מנה חדשה, יש להקיש את תאור המנה, או לבחור את המנה הרצויה לעבודה. בבחירת מנה זמנית יפתח חלון שבמסגרת תופיע מספר המנה ושמה, בחלון יתקבלו האופציות הבאות:
• פקודה- קליטת פקודות יומן מתבצעת עפ”י מספר החשבון או הקשת קוד אלפאנומרי לפי ההגדרה בברירות המחדל. בכל קליטה ניתן לשנות את האופן ע”י סימון או הסרת התיבה ‘קליטת ח-ן לפי מפתח אלפאנומרי’.
• חדשה F1- מקש זה מאפשר קליטת תנועות באפשרויות שונות, כל האפשרויות הנבחרות יוצרות פקודת יומן.
  להלן האפשרויות:
  חשבונית לקוח (F1) – אופציה זו מיועדת לקליטת חשבונית לקוח רק במקרים בהם הופקה חשבונית המקור ידנית, לא באמצעות ‘חישובית זהב’.
  יש למלא את הפרטים הבאים:
  לחובת חשבון- יש לציין את חשבון הלקוח לו הופקה החשבונית
  לזכות חשבון- יש לציין את חשבון ההכנסה
  סכום- יש לציין את סכום החשבונית כולל מע”מ
  סוג מע”מ- יש לציין את צורת פירוק המע”מ
  תאריך רישום- התאריך בו הופקה החשבונית
  תאריך פרעון- התאריך בו תפרע החשבונית ניתן להקיש על מקש F4 – מבצע העתקת תאריך הרישום לתאריך הערך אסמכתא 1-2- מספר החשבונית שניתנה ללקוח
  פרטים- טקסט לתאור הפקודה
  פרוייקט- שיוך המכירה לפרוייקט
  איש מכירות- שיוך החשבונית לאיש המכירות שביצע את המכירה
  * אין חובה להקיש את פרטי הפרוייקט ו/או איש המכירות.
  פקודת היומן שתיווצר, מקליטת חשבונית לקוח, הינה:

• קליטת תקבולים (F2) – אופציה זו מיועדת לקליטת תקבול מלקוח רק במקרים בהם הופקה קבלה ידנית, ולא באמצעות’חישובית זהב’.
  לקליטת התקבול יש למלא את הפרטים הבאים:
  זכות חשבון- יש לציין את החשבון לזיכוי
  סכום זכות- יש להקיש את סכום הזכות
  תאריך רישום- תאריך המסמך הנקלט
  תאריך ערך- תאריך פרעון התקבול
  אסמכתא 1 – מספר הקבלה שהופקה
  אסמכתא 2 – מספר השיק שהתקבל, במידה והתקבול הינו במזומן אין למלא שדה זה.
  פרטים- טקסט לתאור הפקודה
  איש מכירות- שיוך הפקודה לאיש מכירות
  פרוייקט- שיוך הפקודה לפרוייקט
  * אין חובה להקיש את פרטי הפרוייקט ו/או איש המכירות.
  את חשבון/סכום חובה המערכת תשלים באופן אוטומטי לקופת שיקים או קופת מזומנים.
• מקשים פעילים
  • מט”ח
  • שערים
  • מטבע – ראה נושא עבודה עם מט”ח
  • שערוך – בפק”י – (עמוד 59)
  • חדש (F1)- מקש זה מאפשר פתיחת תנועה חדשה בפקודה
  • מחק (F6)- מקש זה מאפשר מחיקת תנועה עליה מתמקדים
  • העתק (F3)- מקש זה מאפשר העתקת התנועה עליה מתמקדים לשורה חדשה.
  • העתקה בתנועה
    אסמכתא (F5) – מאפשר לבצע העתקת אסמכתא מאסמכתא-1 לאסמכתא-2.
    תאריך (F4) – מאפשר לבצע העתק תאריך רישום לתאריך ערך.
    סכום (SF3) – מאפשר העתקת סכום חובה לסכום זכות.
    אינדקס (F9) – מאפשר לפתוח את האינדקס ולבחור כרטיס לחשבון חובה או חשבון זכות.
    העתק שדה (CTRL+F3) – מקש זה מאפשר העתקת שדה, עליו הסמן מתמקד, משורה קודמת.
  • חשבונית ספק (F3)- אופציה זו מיועדת לקליטת חשבונית הוצאה שהתקבלה מספק.
    יש למלא את הפרטים הבאים:
    לזכות חשבון- יש לציין את חשבון הספק ממנו התקבלה החשבונית,
    במידה והחשבונית שולמה ולא מוגדר ספק לחשבונית (דלק/חשמל/דואר וכו’) נציין את החשבון ממנו שולמה החשבונית (עו”ש,קופה קטנה, כ.אשראי וכו’).
    לחובת חשבון- יש לציין את חשבון ההוצאה
    סכום- יש לציין את סכום החשבונית כולל מע”מ
    סוג מע”מ- יש לציין את צורת פירוק המע”מ
    תאריך רישום- ציון התאריך בו הופקה החשבונית
    תאריך פרעון החשבונית- התאריך בו תפרע החשבונית ניתן להקיש על מקש F4 – מבצע העתקת תאריך הרישום לתאריך הערך אסמכתא 1-2- מספר החשבונית שהתקבלה מהספק
    פרטים- טקסט לתאור הפקודה
    פרוייקט- שיוך ההוצאה לפרוייקט
    איש מכירות- שיוך החשבונית לאיש המכירות
    * אין חובה להקיש את פרטי הפרוייקט ו/או איש המכירות.
    פקודת היומן שתיווצר, מקליטת חשבונית ספק, הינה:

• חשבון ספק (F4)- אופציה זו מיועדת לקליטת חשבון ספק שאינו עוסק מורשה והמסמך שהגיש אינו חשבונית מס.
  יש למלא את הפרטים הבאים:
  לזכות חשבון- יש לציין את חשבון הספק ממנו התקבל החשבון
  לחובת חשבון- יש לציין את חשבון ההוצאה
  סכום- יש לציין את סכום החשבונית כולל מע”מ
  סוג מע”מ- יש לציין את צורת פירוק המע”מ
  תאריך רישום- ציון התאריך בו הופקה החשבונית
  תאריך פרעון החשבונית- התאריך בו תפרע החשבונית ניתן להקיש על מקש F4 – מבצע העתקת תאריך הרישום לתאריך הערך
  אסמכתא 1-2- מספר החשבונית שהתקבלה מהספק
  פרטים- טקסט לתאור הפקודה
  פרוייקט- שיוך ההוצאה לפרוייקט
  איש מכירות- שיוך החשבונית לאיש המכירות
  * אין חובה להקיש את פרטי הפרוייקט ו/או איש המכירות.
  פקודת היומן שתיווצר, מקליטת חשבון ספק, הינה:

• תשלומים לספקים (F5)-אופציה זו נועדה לקליטת התשלומים ששולמו לספקים, ניתן לעדכן את התשלומים לתזרים המזומנים. מקיימות 4 אפשרויות לביצוע תשלום לספקים:
  תשלום בשיק מחשבון העו”ש (F1) – האפשרות נועדה לרישום של פקודת יומן לתשלום שבוצע בשיק.
  יש למלא את הפרטים הבאים:
  חשבון הבנק ממנו שולם השיק- המערכת מציגה את חשבון העו”ש כפי שהוגדר בברירות המחדל, ניתן לשנות חשבון זה
  חשבון הספק אשר קיבל את השיק- יש לציין את חשבון הספק לו שולם השיק
  הסכום לחיוב הספק- יש להקיש את הסכום לחיוב )כולל הנכוי במקור(
  סכום השיק- יש להקיש את הסכום כפי שמופיע על גבי השיק
  ניכוי במקור- יש להקיש את סכום הניכוי במקור שנוכה לספק
  תאריך רישום הפקודה- יש להקיש את תאריך הרישום
  תאריך פרעון השיק- התאריך בו תפרע החשבונית ניתן להקיש על מקש F4 – מבצע העתקת תאריך הרישום לתאריך הערך
  אסמכתא- מספר החשבונית שעבורה שולם השיק
  מספר השיק- מספר השיק שניתן לספק
  פרטים- טקסט לתאור הפקודה
  איש מכירות- שיוך הפקודה לאיש מכירות
  פרוייקט- שיוך הפקודה לפרוייקט
  * אין חובה להקיש את פרטי הפרוייקט ו/או איש המכירות.
  פקודת היומן שתיווצר מקליטת תשלום לספקים מחשבון העו”ש, הינה:

ניתן לעדכן את תזרים המזומנים בעת קליטת תשלומים לספקים, לצורך העדכון יש לסמן את התיבה ‘לעדכן תזרים מזומים’,יפתח חלון ובו מוצגים כל פרטי ההוצאה כפי שהוקשו בעת הקליטה, יש למלא את פרטי הבנק, סניף וחשבון הבנק.

• תשלום במזומן/כ.אשראי (F2)- האפשרות נועדה לרישום של פקודת יומן לתשלום שבוצע במזומן מחשבון קופה(מזומנים/קופה קטנה) או בכרטיס אשראי. יש למלא את הפרטים הבאים:
  תשלום( ק.קטנה/ק.מזומן/כ.אשראי)- יש לציין את החשבון ממנו בוצע התשלום, החשבון שהמערכת תציג כברירת מחדל הינו קופת מזומנים.
  חשבון הספק אשר קיבל את התשלום- יש לציין את חשבון הספק לו בוצע התשלום.
  סכום לחיוב הספק- יש להקיש את הסכום לחיוב הספק.
  תאריך רישום הפקודה- יש להקיש את תאריך הרישום
  תאריך התשלום- התאריך בו תפרע החשבונית ניתן להקיש על מקש F4 – מבצע העתקת תאריך הרישום לתאריך הערך
  אסמכתא 1- ניתן להקיש את מספר החשבונית ששולם עבורה.
  אסמכתא 2 -ניתן להקיש את מספר שובר התשלום
  פרטים- טקסט לתאור הפקודה
  איש מכירות- שיוך הפקודה לאיש מכירות
  פרוייקט- שיוך הפקודה לפרוייקט
  פקודת היומן שתיווצר מקליטת תשלום לספקים במזומן/כ.אשראי, הינה:

• תשלום בשיק מקופת שיקים (F3)/מזומן (F4)- האפשרות נועדה לתשלומים שבוצעו בהסבת שיקים ומזומנים שהתקבלו מלקוחות. בחירת האפשרות מפיקה טופס הפקדה, לצורך הוצאת השיקים/מזומן שנבחרו מהקופה. פקודת היומן תיווצר ישירות במאגר קבוע של הנהלת החשבונות.
  יש להגדיר את הנתונים הבאים:
  תאריך הפקדה- יש לציין את התאריך בו בוצעה ההפקדה
  ת.ערך הפקדה- יש לציין את תאריך הערך לביצוע ההפקדה
  הפקדה מקופה- יש לציין את הקופה המכילה את השיקים/מזומן, החשבון שהמערכת תציג הינו חשבון השיקים/מזומן כפי שהוגדר בברירת המחדל.
  לחשבון- יש לציין את חשבון הספק לו בוצעה הסבת השיקים/מזומן
• מקשים פעילים
  • חפוש לפי תאריך (F2)- ניתן לחפש שיק/מזומן לפי תאריך
  • סמון שורה (F3)- לסימון שיק/מזומן ניתן להמקד על שורה רצויה ולסמנה
  • סימון תאריכים (F4)- ניתן לסמן שיקים להסבה בטווח תאריכים
  • הדפסת טופס הפקדה (F8)- בסיום בחירת השיקים בכל אחת מהאפשרויות הנ”ל יש להדפיס את טופס ההפקדה. פקודת היומן שתיווצר מהסבת השיקים הינה:

• פקודת יומן (F6)- בחירה באופציה זו תאפשר הקשה של פקודת יומן.
  יש למלא את הפרטים הבאים:
  חובת חשבון- יש לציין את החשבון לחיוב
  סכום חובה ₪- יש להקיש את סכום החובה
  זכות חשבון- יש לציין את החשבון לזיכוי
  סכום זכות- יש להקיש את סכום הזכות
  תאריך רישום- תאריך המסמך הנקלט
  תאריך ערך- תאריך פרעון המסמך
  אסמכתא 1-2 – מספר המסמך הנקלט
  פרטים- טקסט לתאור הפקודה
  איש מכירות- שיוך הפקודה לאיש מכירות
  פרוייקט- שיוך הפקודה לפרוייקט
  * אין חובה להקיש את פרטי הפרוייקט ו/או איש המכירות.
• מקשים פעילים
  חדש (F1)- מקש זה מאפשר פתיחת תנועה חדשה בפקודה
  מחק (F6)- מקש זה מאפשר מחיקת תנועה עליה מתמקדים
  העתק (F3)- מקש זה מאפשר העתקת התנועה עליה מתמקדים
  העתק סכום (SHIFT+F3)-מקש זה מאפשר העתקת סכום החובה בפקודה לשדה סכום זכות ולהיפך.
  אינדקס (F9) – מאפשר לפתוח את האינדקס ולבחור כרטיס לחשבון חובה או חשבון זכות.
  העתק סכום (SF3) – מאפשר העתקת סכום חובה לסכום זכות.
  העתק שדה (F4) – מקש זה מאפשר העתקת שדה, עליו הסמן מתמקד, משורה קודמת.
  קליטה לפי סוג פקודה (F11)- ניתן להגדיר תבניות קבועות לפקודות יומן, האפשרות נועדה לקליטת פקודות יומן שכיחות באופן מהיר.
  הגדרת סוג פקודה מתבצעת ב’תנועות’, ‘סוג פקודה’.
  לקליטה זו יש להגדיר את הנתונים הבאים:
  סוג פקודה/שם (אסמכתא 1)- יש לציין את מספר סוג הפקודה לקליטה או את השם כפי שמופיע באסמכתא 1 סכום (המהווה 100%)-  יש להקיש את הסכום המהווה 100% לבסיס חישוב הסכומים בפקודה.
• עבודה עם מט”ח בפקודות יומן- בעבודה עם חשבוניות במט”ח ניתן לקלוט ולבצע המרה לש”ח, אופציה זו קיימת בקליטת תנועות ב’מאגר זמני’. אפשרות הקליטה קיימת בקליטה של פקודת יומן (F6), בקליטת תקבולים (F2) ובהעתקת פקודה (F8).
  לביצוע קליטת המט”ח באפשרויות השונות יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:
  שם מטבע – בשדה יש להגדיר את המטבע לפיו בוצעה העסקה, ניתן להגדיר לכל תנועה בפקודה מטבע שונה.
  מט”ח חובה/זכות – יש לציין את סכום מט”ח חובה ומט”ח זכות. ללא ציון סכום חובה וזכות בש”ח – יקבלו ערכים לאחר ביצוע שערוך.
  ניתן להגדיר מטבע וביצוע שערוך לפקודה בודדת או לכל הפקודות במאגר.
  לביצוע שערוך לפקודה בודדת– בתחתית חלון הקליטה מופיעות האפשרויות הבאות:
  שערים – אפשרות להגדיר את שערי המטבע, במידה ולא הוגדרו מראש.
  מטבע – אופציה זו מאפשרת להגדיר מטבע זהה לכל התנועות בפקודה.
  שערוך – אופציה זו מבצעת את ההמרה לש”ח, יש להגדיר את הפרמטרים הבאים לביצוע השערוך:
  שערוך לפי תאריך- ניתן להגדיר שהשיערוך יבוצע לפי תאריך רישום או ערך.
  תחום ימים בטבלת השערים – ניתן להגדיר את טווח הימים בטבלת השערים, כלומר אם לא הוגדר שער מטבע ביום הרישום ,תבוצע המרה עפ”י השער הקרוב ביותר ליום ההמרה.
  לדוגמא: תאריך הרישום הינו, 8/8 ביצוע השערוך לפי תאריך רישום, תחום ימים הוגדר כ-3, במידה ולא הוגדר שער על תאריך8/8 והוגדר ערך לתאריך 7/8 השערוך יבוצע לפי 7/8.
  ביצוע שערוך לכל הפקודות במאגר- לביצוע פעולה זו יש להמצא בחלון הראשי של קליטת התנועות. בתחתית החלון יופיעו האפשרויות הבאות:
  שערים – אפשרות להגדיר את שערי המטבע, במידה ולא הוגדרו מראש.
  מטבע – אופציה זו מאפשרת להגדיר מטבע זהה לכל הפקודות במאגר.
  שערוך – אופציה זו מבצעת את ההמרה לש”ח לכל הפקודות במאגר, יש להגדיר את הפרמטרים הבאים לביצוע השערוך:
  שערוך לפי תאריך- ניתן להגדיר שהשיערוך יבוצע לפי תאריך רישום או ערך.
  תחום ימים בטבלת השערים – ניתן להגדיר את טווח הימים בטבלת השערים, כלומר אם לא הוגדר שער מטבע ביום הרישום ,תבוצע המרה עפ”י השער הקרוב ביותר ליום ההמרה.
• מקשים כלליים
• פקודה
• חדשה (F1)- רישום פק”י לפי הרשום לעיל.
• מחק (F6)-ביצוע מחיקה של פקודה, לביטול פקודה יש להתמקד על הפקודה אותה יש לבטל, תתקבל שאלה “האם אתה בטוח שברצונך למחוק את הפקודה?”.
• ערוך (F3) -ניתן לתקן פקודה במאגר הזמני, יש להתמקד על הפקודה אותה יש לערוך, ניתן לבצע כל תיקון המתבקש לפקודה, כגון: סכום, חשבונות וכו’.
• סיכום מנה – מסכם את סך התנועות לחובה ולזכות.
• מחק הכל- מחיקת כל הפקודות במאגר התנועות.
• יצא ל-EXCEL – ניתן ליצא את המאגר הזמני לתוכנת EXCEL .
• יבוא- תוכנת ‘חישובית זהב’ מאפשרת לבצע קליטת קובץ פקודות יומן, שנוצר במחשב שבו קיימת התוכנה גם כן.
  לדוגמא: האפשרות שימושית בהעברת תנועות בין רואה החשבון למנהל חשבונות. בעזרת האפשרויות שמציגה התוכנה אנו יכולים לספק פתרונות לעסק במקום להזדקק להפעלת שירותי מחשוב לעסקים מספק חיצוני כלשהו.

מבנה קובץ פקודות יומן

• מט”ח

שערים
מטבע – ראה נושא עבודה עם מט”ח
שערוך – בפק”י – (עמוד 59)
דו”ח (מט”ח)- מקש זה מאפשר הדפסת הפקודות שנקלטו במאגר הזמני.
דו”ח (₪) – מקש זה מאפשר הדפסת הפקודות שנקלטו במאגר הזמני.
עדכן מאגר קבוע – פעולה זו מבצעת את העברת פקודות היומן ממנה זמנית למאגר קבוע, מנה אשר לא תעודכן למאגר הקבוע אינה משפיעה על הדו”חות / כרטיסים. בעת בחירת המקש יתקבל חלון ובו יש לבחור את החודש אליו ישוייכו הפקודות, עפ”י שיוך הפקודות לחודש יחושבו התנועות בדו”חות הנהלת החשבונות.
מנות – מקש זה מאפשר לעבור בין המנות השונות שקיימות.
תאריכון כפול- מאפשר תצוגת תאריכון כפול של שני חודשים.
קליטה ברצף – מאפשר קליטת אותו סוג פקודה ברצף, לדוגמא אם קולטים חשבוניות ספק יתקבל חלון חשבונית ספק, ללא צורך בבחירת האפשרות של קליטת חשבונית בכל פעם מחדש.