קופה רושמת – 5 טיפים לשימוש יעיל

דף הבית » מאמרים » קופה רושמת – 5 טיפים לשימוש יעיל

בעל עסק עם קופה מיושנת ? פותח עסק חדש וזקוק לקופה ממוחשבת ? תשכח כל מה שידעת על קופות רושמות! הדור הבא של הקופות הממוחשבת הינו פתרון אינטגרטיבי שלם וחכם לניהול העסק שלך על כל רבדיו בפשטות!

אם הקלקתם על הכתבה כנראה שאתם בעלים של קופת “נורית” ארכאית שאבד עליה הכלח או לחלופין אתם חושבים לפתוח עסק עצמאי משלכם ואתם זקוקים לקופה ממוחשבת לניהולו השוטף והתקין של העסק.

הקופה החכמה של היום כבר מזמן לא מציעה פתרון בסיסי של קבלת תקבול והפקת קבלה פשוטה אלא מדובר במערכת מיני ERP שהיא סוג של מערכת מידע המשמשת לעיבוד נתונים ולטיפול בכל הפונקציות והמימדים בעסק כגון: ניהול נוכחות עובדים, ניהול מועדון לקוחות מתקדם, ניהול מלאי עם דוחות נתונים וביצוע הנהלת חשבונות מלאה.

מערכת זו מאחדת למעשה את כלל מערכות המידע של העסק למערכת אחת, המאפשרת שימוש במידע משותף באופן אינטגרטיבי ובעל ממשק אחיד וחכם. לא זו בלבד הקופה החכמה מאפשרת לך לנתח את הפעילות העסקית בעזרת דוחות נתונים שנגזרים מהמערכת בקליק למסך או ביצוא נוח לאקסל ומשקפים את הפעילות העסקית בבהירות מה שמאפשר לך בעל העסק לקבל החלטות באופן מושכל.

סקירה קצרה של שוק הקופות הממוחשבות מראה שלצד החברות הוותיקות והמוכרות בתחום שמחזיקות במוצר אמין ואיכותי המגובה במערך מוצלח של שירות לקוחות נרחב כמו: אוטוסופט קופות רושמות, Verifone, Retalix , קמו להן בתי תוכנה קטנים של “One man show” המציעות פתרון רזה יותר ופחות מהוקצע ויציב בלשון המעטה, לכן רצוי שבזמן שאתם ניגשים לבחור קופה חכמה לעסק שלכם תבצעו סקר שוק מעמיק ותבחנו את החברה הפוטנציאלית שאיתה אתם שוקלים לעבוד על פי קריטריונים של קהל לקוחות ממליץ, מערך שירות לקוחות, טכנולוגיה ופונקציונאליות התוכנה, באותו הקונטקסט חשוב שתתעכבו על האותיות הקטנות בחוזה השירות ותבדקו למה החברה מחויבת במצב של תקלה חלילה הן ברמת החומרה והן ברמת התוכנה.

הקופה בעידן המודרני מהווה הלכה למעשה את ליבו הפועם של העסק שלך ולה חשיבות קריטית הן מבחינת ניהולו השוטף של העסק והן מבחינת היכולת לעשות שימוש שיווקי בקופה רושמת לדוגמא דיוור קמפיינים בSms ישירות מהקופה לקהל הלקוחות שמביא תנועה לעסק וכפועל יוצא גם מגביר הכנסות על כן, ריכזנו בעבורכם מספר טיפים שימושיים לבחירת הקופה האולטימטיבית.

טיפים:

טיפ 1 : ממשק נוח וקל לתפעול
המתנה ממושכת לצד הקופה עלולה לגרום ללקוחות להתייאש ולעזוב את המקום.
רצוי לעשות שימוש בתוכנה עם ממשק לחצנים שניתן לעיצוב מודולרי המאפשר יצירת כפתורים מהירים המאפשרים “עסקה בלחיצה” לדוגמא: של הפריטים הנמכרים ביותר וזאת בכדי לקצר לחיצות ולהקל על עבודת הקופאי.
טיפ 2 : הלימה בין פרופיל העסק לתוכנת הקופה
לכל עסק יש את הצרכים הספציפיים שלו וצורך של עסק אחד שונה בתכלית מצרכיו של משנהו לכן חשוב לבדוק מודולים שמתאימים או נבנים עבור העסק שלך בהתאמה אישית.
לדוגמא: מנהרה של שטיפת רכבים זקוקה לעבודה עם מודול מנויים שמאפשר עבודה על חבילה שנקנתה מראש ובכל כניסה לשטיפה המערכת יודעת לגרוע ולהציג יתרה מעודכנת ללקוח או חנות פרחים שצריכה מודול שליחויות לעבודה עם משלוחים שמאפשר לקופאי להוסיף פרטי משלוח וברכה לבקשת הלקוח.

טיפ 3 : מוקד שירות לקוחות עם שליטה מרחוק
בעבודה עם קופה רושמות יכולות לצוץ לעיתים תקלות גם אם מדובר במוצר איכותי לכן חשוב לבחור בחברה שמפעילה מוקד שירות עם מוקדנים מיומנים שזמינים עבורכם כמה שיותר שעות ביממה ויש באפשרותם להתחבר לקופה מרחוק ולפתור תקלה או לחלופין לעזור לכם בהקמה של פריטים / מבצעים ובהדרכת על פעולה שאתם מעוניינים לבצע על הקופה החכמה.

טיפ 4 : חיבור לאפליקציית Real time
תארו לכם מצב שבו אתם בחופשה בתאילנד והשארתם את אחריות תפעול הקופה על עובד שלכם, טוב ככל שיהיה אתם רוצים להיות בקונטרול! לחברה שמכבדת את עצמה יש אפשרות לשדר בזמן אמת את כל הנתונים מהקופה ישירות לאפליקציה שלכם בנייד, כך תוכלו לקבל מכל מקום בעולם אפשרות לצפות בהכנסות הקופה עם פילוחים על תקבולים לפי תאריכים ומשתנים נוספים.

טיפ 5 : מודול הרשאות ואבטחה שמובנה בקופה
אחד היתרונות הברורים בעבודה עם קופה ממוחשבת היא האפשרות להגדיר הרשאות לכל משתמש שעובד על הקופה כך לדוגמא: מנהל החנות יהיה רשאי לבצע אחוזי הנחה גדולים ותהיה באפשרותו לצפות בדוחות נתונים, לעומתו ניתן להגדיר שקופאי מן המניין יוכל רק לבצע עסקאות ולגבות כסף מהלקוחות ללא כל אפשרות לצפות בטבלאות ספקים ומחירי עלות של פריטים בחנות. לצד מודול ההרשאות בקופות המתקדמות ישנו מודול אבטחה שמאפשר לבעל העסק לקבל דיווחים ישירים בsms ישירות לנייד על אירועים חריגים בקופה כגון:כניסה ויציאה של עובדים למערכת, פתיחת מגירת מזומן שלא בסיום עסקה, פדיונות מס’ פעמים ביום, עסקאות גבוהות, ביטולי מכירה וכדומה.

קופה רושמת – 5 טיפים לשימוש יעיל

טיפים:

קופות רושמות מבוססות Android בענן